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Jan. 31 •   8 Min. Lesezeit

9 Tipps, wie Sie Termindruck in Unternehmen nachhaltig reduzieren

Die Lösung gegen ständigen Termindruck liegt in einer Kombination aus vorausschauendem Projektmanagement und Achtsamkeitstraining. Denn: Ohne achtsame Wahrnehmung im Arbeitsalltag kann auch das beste Projektmanagement nicht seine volle Wirkung entfalten.

Ständiger Termindruck verändert die Wahrnehmung und macht krank

Vielleicht kennen Sie es auch: Sie erinnern sich noch vage daran, den Abschluss des letzten Projekts ausgiebig feiern zu wollen, da befinden Sie sich schon Hals über Kopf im nächsten. Der zu eng gesetzte Termin macht allen Druck. Naia, der Kunde ist wichtig und hatte nicht locker gelassen! Zu Beginn schieben Sie wichtige Aufgaben noch auf die lange Bank. Als Sie schließlich merken, dass es eng wird, hetzen Sie sich im Tunnelblick durch den Dschungel der täglichen Aufgaben. Verlieren dabei den Überblick. Bekommen Angst, den Termin nicht einhalten zu können. Werden gereizt und schnauzen die Kollegen an, denen es ähnlich geht. Machen Überstunden und vernachlässigen Hobbies, Freunde und Familie. Bekommen schließlich Nackenschmerzen und können schlechter schlafen…
Es ist keine Neuigkeit: Stress ist eine moderne Zivilisationskrankheit. Während gelegentlicher Stress kein Problem darstellt, hat dauerhafter Stress sehr negative gesundheitliche und ökonomische Folgen. Das Problem ist so groß, dass “Stress abbauen” erstmals zum häufigsten Neujahrsvorsatz 2019 avanciert ist. Doch wo genau liegen seine Ursachen?
Laut einer Studie der pronovaBKK ist einer der Hauptgründe die Belastung durch ständigen Termindruck am Arbeitsplatz.
Was kurzfristig wie geschäftige Leistungsfähigkeit aussieht, zeigt langfristig sein wahres Gesicht. Die Folgen reichen von gesundheitlichen Problemen wie Burnout über ein angespanntes Betriebsklima bis hin zu sinkender Qualität der Arbeit.
Dabei handelt es sich eigentlich um ein bekanntes Thema. Seit vielen Jahren berichten unterschiedliche Medien darüber. Immerhin hat das dazu geführt, dass viele Unternehmen versuchen, das Problem anzugehen. Einige experimentieren damit, die Gelassenheit und Resilienz der Mitarbeiter/innen durch autogenes Training, Meditation und Ähnlichem zu fördern. Andere versuchen sich in agilen Methoden und nutzen digitale Lösungen. Wieder andere stellen mehr Mitarbeiter/innen ein.
Dennoch wird immer klarer: Das Problem verschwindet nicht. Viele der genannten Lösungen haben einfach einen zu schwachen und kurzfristigen Effekt.

Wie können wir das Problem andauernden Termindrucks also nachhaltig lösen? Und haben all die Managementberater und Gurus, die Meditation, Yoga und besseres Zeitmanagement empfehlen wirklich Unrecht?

Nein, haben sie nicht. Der Schlüssel liegt allerdings in einer klugen und nachhaltigen Kombination bisheriger Ansätze. So sollten wir vorausschauendes Projektmanagement mit gezieltem Achtsamkeitstraining verbinden.

Lesen Sie hier über die 6 entscheidenden Vorteile von Achtsamkeitstraining in Unternehmen.

Säule 1: Vorausschauendes Projektmanagement

Beginnen wir also beim vorausschauenden Projektmanagement. Um Termindruck wirklich nachhaltig zu reduzieren, sind dabei fünf Aspekte besonders wichtig:

1. Konsequente Prioritätensetzung

In Zeiten zunehmender Komplexität ist dieser Schritt wichtiger als je zuvor. Allzu schnell verlieren wir uns in den vielfältigen Möglichkeiten des Informationszeitalters. So vieles scheint interessant und wichtig zu sein.

Das Problem liegt selten darin, die wichtigen Dinge zu benennen. Schwieriger fällt es uns festzulegen, was gerade nicht wichtig ist.

Oft würden wir alles irgendwie Wichtige am liebsten auf einmal machen. Projektverantwortliche brauchen daher die Fähigkeit, “Nein” zu sagen, auch wenn zusätzliche Aufgaben oder ganze Projekte interessant erscheinen. Auch, wenn wir Angst haben, dadurch potentielle Kunden zu enttäuschen.
Vielleicht kennen Sie das aus dem Privatleben: Oft meinen wir es gut und wollen es allen Recht machen. Nein sagen fällt uns häufig schwer. Wir haben Angst, andere zu enttäuschen, zu verletzen oder zu verlieren. Das Ergebnis ist, dass uns immer weniger Zeit bleibt, um uns um die wirklich wichtigen Menschen und Dinge zu kümmern.
Ähnlich ist es bei Projekten: Wer versucht, es allen Recht zu machen, macht es am Ende niemandem Recht. Setzen wir keine Prioritäten, führt uns das in die Verzettelung und zu systematischer Überforderung. Stress und Termindruck werden so von Beginn an in den Arbeitsalltag eingeschrieben.

2. Realistische Zeitplanung

Sicher ist im Leben doch nur eines: Dass ständig unerwartete Dinge passieren und nichts so läuft, wie es ursprünglich geplant war. Selten sind solche Überraschungen auf der Arbeit erfreulich. Sie erzeugen in der Regel zusätzlichen Aufwand und steigern den Termindruck.
Daher sollten wir immer ein Zeitpuffer von einem Drittel der ursprünglich geplanten Zeit für ein Projekt ansetzen. Das klingt erstmal viel. Aber nur so stellen wir sicher, dass alle im Team gelassener und kreativer arbeiten können.
Darüber hinaus ist es empfehlenswert, einen oder zwei interne Zwischenkontrollpunkte festzulegen. So können wir ohne externen Druck überprüfen, ob sich das Team auf einem guten Weg befindet.

3. Risikofaktor Prokrastination

Wenn das Management klare Prioritäten gesetzt hat und die Projekte realistisch geplant wurden, geht es an die Umsetzung. Auch das kennt jeder: Nach dem Meeting über konsequente Prioritätensetzung starten wir den nächsten Tag erstmal auf Facebook und beenden ihn beim Kaffee mit Kollegen. Denn eines ist klar: Es ist ja noch genügend Zeit! Im Kern meint Prokrastination das Aufschieben wichtiger Aufgaben. Das Problem wird umso größer, desto unangenehmer uns die anstehende Aufgabe ist und desto mehr Zeit wir noch zur Verfügung haben. Prokrastination rächt sich leider fast immer. Das Tückische: Der entstandene Stress macht sich erst gegen Ende des Projekts wirklich bemerkbar.

Nachhaltig bekämpfen können wir Prokrastination nur durch eine gute Arbeitsmethodik.

 

Projektverantwortliche sollten das Problem außerdem offen kommunizieren und nicht verschweigen. Es empfiehlt sich etwa, eine tägliche To-Do Liste zu erstellen, auf der die wichtigsten Aufgaben notiert werden. Anschließend sollten wir uns dazu anhalten, das Wichtigste oder Unangenehmste zuerst zu erledigen. Dies gibt uns schon zu Beginn des Tages einen Motivationsschub, der oft anhält.

4. Risikofaktor Ablenkung

Ein wichtiger Verbündeter der Prokrastination ist die Ablenkung mit nebensächlichen Dingen. Vor uns selbst rechtfertigen wir das Aufschieben wichtiger Aufgaben häufig mit erstaunlich überzeugend klingenden Ausreden. Vor eine unangenehme Aufgabe gestellt, bekommt die Nachfrage bei der Kollegin wegen der neuen Kaffeemaschine plötzlich eine ungeahnte Bedeutung.
Hierbei spielt uns die ständige Informationsflut zusätzlich einen Streich. Die Whatsapp Nachricht der Kinder oder der Newsfeed auf dem Handy sind omnipräsent und warten jede Sekunde darauf, von uns beantwortet zu werden.
Auch hier ist das Entscheidende, dass Führungsverantwortliche eine Wahrnehmung für das Problem schaffen. Es sollte offen darüber gesprochen werden, wie man gemeinsam und für sich selbst damit umgehen kann. Im Kern handelt es sich um eine Kompetenz der Selbstführung.
Hilfreiche Gewohnheiten sind etwa E-Mails nur zweimal am Tag zu beantworten, im Internet nur mit vorher festgeschriebenen Zielen zu surfen und die mobilen Daten während der Arbeitszeit ausgeschaltet zu lassen.

5. Visualisierung wichtiger Aufgaben

Um sicherzustellen, dass die gesetzten Prioritäten auch dann im Gedächtnis bleiben, wenn sie unter der Hektik des Alltags begraben zu werden drohen, sollten wir sie visualisieren. Das ist heute in vielen Varianten des agilen Projektmanagements üblich. Auch wenn Sie diese Methoden nicht 1 zu 1 übernehmen, ist es hilfreich, ein Whiteboard zu besitzen. Und es auch zu nutzen. Dort sollten die Zielstellung, die wichtigsten Etappen und die zu erledigenden Aufgaben mit konkreten Verantwortlichkeiten visualisiert werden.
So können Sie früh erkennen, wann die Zeit knapp wird und entsprechend frühzeitig Maßnahmen dagegen ergreifen. Auch Prokrastination und Ablenkung können wir so besser erkennen. Das Resultat: Weniger Stress und eine gelassenere, gut gelaunte und kreative Arbeitsatmosphäre.

Was fehlt denn noch, werden Sie fragen. Die Wahrheit ist, dass vielen Führungskräften diese Prinzipien durchaus bekannt sind. Doch auch wenn wir uns nach jedem mit Mühe und Not abgeschlossenen Projekt wieder daran erinnern, mehr auf sie zu achten: Im Alltag, unter dem überwältigenden Eindruck zahlreicher Telefonate und E-Mails, dem Druck von Vorgesetzten, zwischenmenschlichen Konflikten und privaten Problemen drohen sie jedes mal aufs Neue unterzugehen. Die Folge: Chaos, Stress und Termindruck beginnen sich erneut auszubreiten.

Säule 2: Achtsamkeitstraining

Wie lassen sich also die genannten Prinzipien nachhaltig im Alltag verankern? Die Antwort liegt im Achtsamkeitstraining.

Achtsamkeit bezeichnet einen psychischen Zustand, der aufmerksam und nicht wertend auf die Gegenwart gerichtet ist. In der Gegenwart befinden sich eigene Gedanken und Gefühle, zwischenmenschliche Dynamiken oder einfach die Natur um einen herum.
Vielleicht kennen Sie ja das Gegenteil, die Unachtsamkeit. Als ich das letzte mal beim Arzt war, ging es mir schon eine Weile nicht sonderlich gut. Mein Körper zeigte verschiedene kleine Symptome, über die ich im Alltag unachtsam hinweggegangen war. Der Arzt fragte mich dann auch: “Warum sind Sie denn nicht früher zu mir gekommen?”. Das verwunderte mich selbst, denn im Rückblick lagen die Symptome eigentlich auf der Hand. Die Behandlung wäre viel unkomplizierter verlaufen, wenn ich die Signale meines Körpers rechtzeitig wahrgenommen hätte.
Eine achtsame Geisteshaltung befähigt uns dazu, nicht leichtfertig über solche Signale hinweg zu gehen. Unsere Wahrnehmung für den Augenblick wird intensiviert und geschärft. Das ist unter anderen der Grund dafür, warum Google ein eigenes Achtsamkeitstraining entwickelt hat und seit längerer Zeit erfolgreich einsetzt. Und warum LinkedIn, SAP und Twitter auf diesen Zug aufgesprungen sind.
Möglich wird das durch die Neuroplastizität unseres Gehirns. Das menschliche Gehirn ist kein statisches Gebilde, sondern ein dynamisches, sich kontinuierlich anpassendes neuronales Netzwerk. Ohne Training läuft es jedoch die meiste Zeit auf Autopilot: Wir reagieren auf äußere Reize mit einer eingespielten neuronalen Reaktion. Sobald wir also etwa ein gutes Angebot mit hoher Rendite auf dem Tisch liegen haben, nehmen wir es häufig direkt an, ohne groß nachzudenken. Das tun wir, obwohl wir uns zuvor explizit vorgenommen hatten, das Team nicht zu überfordern. Achtsamkeitstraining stärkt nun den Cortex. Das ist der Bereich unseres Gehirns, der für Logik, sprachliches Denken und bewusste Wahrnehmung zuständig ist. Dadurch befähigt uns Achtsamkeitstraining physiologisch dazu, negative Reiz-Reaktionsmuster bewusst wahrzunehmen. Wie Rasmus Hougaard sagt, ermöglicht uns ein achtsamer Geist so, aktiv und bewusst auf externe Reize zu re-agieren, statt von ihnen unbewusst regiert zu werden.
Und tatsächlich: Eine wache und bewusste Wahrnehmung im Alltag hilft bei der Umsetzung aller Schritte eines vorausschauenden Projektmanagements. Bei der Planung und Auswahl von Projekten lassen wir uns weniger von kurzfristigem Gewinndenken, Hektik und Selbstüberschätzung verleiten. Stattdessen bleiben wir bewusst und gelassen bei den genannten Prinzipien. Diese visualisieren wir gemeinsam im Team. Bei der Umsetzung erkennen wir bei uns selbst und anderen schneller die emotionalen Tendenzen, sich mit Ausreden abzulenken oder wichtige Dinge aufzuschieben. Und sollten dennoch Stress, Termindruck und Überforderung einsetzen, nehmen wir diese Dinge frühzeitig wahr und können rechtzeitig gegensteuern.
Klingt zu schön, um wahr zu sein? Nun ja, natürlich braucht es dafür vor allem eines: Training! Vier wichtige Punkte sind dabei zu nennen, auf die Sie achten müssen, wenn Sie achtsamkeitsbasiertes Mentaltraining in Ihrem Unternehmen einführen wollen:

1. Individualität des Trainings

Es gibt viele Gurus, die uns Yoga, Meditation oder autogenes Training als die einzig wahre Methode anpreisen. Lassen Sie sich dadurch nicht abschrecken oder verunsichern. Es ist grundsätzlich wie beim Sport: Menschen sind verschieden und reagieren auch verschieden auf bestimmte Sportarten. Nur bei etwas, das uns liegt und Spaß macht, bleiben wir langfristig dabei und sehen schließlich Erfolge. Wichtig ist lediglich der Fokus auf Achtsamkeit und eine wissenschaftlichen Basis. Ob Sie mit ihren Mitarbeitern dann einen Bodyscan, Yoga, Meditation oder alles gemeinsam praktizieren, ist zweitrangig.

2. Regelmäßigkeit des Trainings

Auch hier ist es wie beim Sport: Ein nachhaltiger Effekt kann sich nur einstellen, wenn wir regelmäßig üben. Einige Unternehmen bieten eintägige Yogakurse an und wundern sich anschließend, dass die Mitarbeiter nicht gelassener sind. Wieder kann der Sport als Analogie dienen: Leider hat bisher noch niemand nach einmaligem Joggen 10 Kilo abgenommen.
Es ist daher empfehlenswert, wenn wir feste Zeiten in einem wöchentlichen Trainingsplan festlegen. So bleiben wir automatisch konsequenter dabei.

3. Training an einem festen Ort

Sie müssen nicht gleich so weit gehen wie Google und in jeder Abteilung einen Meditationsraum einführen. Aber es erleichtert das Training enorm, wenn es einen irgendwie gearteten Ruheraum gibt. Dort sollte die Möglichkeit gegeben sein, sich zurückzuziehen, ohne die neugierigen Blicke der Kollegen zu spüren.

4. Messung der Fortschritte und Kommunikation

Weil Mentaltraining die Wahrnehmung auf viele Dinge verändern kann, ist es häufig schwierig, Fortschritte objektiv zu messen. Wichtig und richtig ist allerdings, über die subjektive Empfindung der Fortschritte mit Ihren Mitarbeiter/innen zu sprechen. So können gemeinsam Erfolge sichtbar gemacht werden. Außerdem können wir Achtsamkeitstraining so als langfristigen Teil der Unternehmenskultur verankern.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend können wir sagen: Gesundheit, Gelassenheit und Produktivität müssen sich nicht ausschließen. Für jeden, der an langfristiger Gesundheit und langfristigem Erfolg interessiert ist und deshalb Termindruck nachhaltig reduzieren möchte, ergänzen sich beide sogar unmittelbar! Es bietet sich daher im Bereich des Achtsamkeitstrainings an, eine enge Kooperation zwischen dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement und der Personalentwicklung zu etablieren.

Wenn Sie an einer einfachen und digitalen Lösung für Achtsamkeitstraining interessiert sind, kontaktieren Sie uns gerne bei Mindance. Wir sind ein junges Start-up aus Leipzig und helfen Ihnen in allen Fragen rund um Achtsamkeit weiter. Unsere App bietet Ihnen individuell zuschneidbare Trainingspläne und ein Data Dashboard, das speziell auf den Einsatz in Unternehmen zugeschnitten ist. Wir freuen uns auf Sie!

P.S. Tragen Sie sich hier in unseren E-Mail Newsletter ein. Dort posten wir wöchentlich Wissenswertes rund um das Thema Achtsamkeit im Unternehmenskontext. Ihr Mindance Team.


Lukas Stenzel

M.Sc. Psychologie

Seiner Leidenschaft für Psychologie folgend ist Lukas einer der Mitgründer von Mindance. Mit seinem psychologisches Fachwissen ist er verantwortlich für die Inhalte von Mindance und die wissenschaftliche Evaluierung.

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